Dazu wird dem Sachbearbeiter im Dialog Sachbearbeiter ein Vertreter zugeordnet. In diesem Fall die eigene Vertreternummer. Dazu ist zwingend noch die Checkbox Strikt zu setzen, um für den Benutzer die "einschränkende Sicht" zuzuordnen. (Das ist die Checkbox neben dem Feld Vertreter (ADM)). Daraus ergibt sich, dass der Sachbearbeiter auch als Vertreter angelegt sein muss.

Der Benutzer „Vertreter“ darf all die Kunden und deren Vorgänge sehen, denen er direkt im Kundenstamm zugeordnet ist (Kunde, Registerkarte Warenwirtschaft, Combobox Vertreter). Ebenso werden die zugeordneten Vertreter im Dialog Vertreterzuordnung berücksichtigt und wenn der Vertreter einem einzelnen Auftrag zugeordnet wurde. In diesem Fall sieht er z.B. keine Calls, keine Aufträge, keine Besuchsberichte zu einem nicht „freigegebenen Kunden“.

In der Kontakthistorie werden nur die Kunden angezeigt, die dem Vertreter zugeordnet sind. In den Webservices werden ebenfalls nur die Kunden angezeigt, die dem Vertreter zugeordnet sind. In der Umsatzstatistik werden nur die Kunden ausgewertet, die dem Vertreter zugeordnet sind.