Von Zeit zu Zeit lohnt es sich für IT-Entscheider, einmal darüber nachzudenken, ob die im Einsatz befindlichen IT-Systeme noch die Anforderungen des Unternehmens erfüllen oder ob sie nicht aufgrund eingeschränkter Funktionalität und aufwändiger Wartung schon selbst zu Kostentreibern geworden sind. Dem sollten die Ergebnisbeiträge moderner ERP-Systeme gegenüber gestellt werden.
„Seit wir unser neues ERP-System einsetzen“, so der IT-Leiter eines süddeutschen Verpackungsgroßhändlers im Rahmen einer Informationsveranstaltung auf der CeBIT, „haben wir bei der Inventur erstmals seit Jahren keine Fehlbestände, sondern sogar einen kleinen Überschuss festgestellt.“ Die Erklärung für dieses Phänomen sei in der strengen Logik des Systems zu finden, die ein ungenaues Erfassen der Wareneingänge und Warenausgänge verhindere. Dies ist nur ein sehr kleines Beispiel dafür, wie gute ERP-Systeme Kosten einsparen können.
Markterhebungen kommen zu dem Ergebnis, dass das Durchschnittsalter der von mittelständischen Unternehmen verwendeten ERP-Lösungen bei etwa neun Jahren liegt. Im Einzelfall liegt das Alter also deutlich höher. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten aber wirken sich veraltete Softwarelösungen, die zudem oft als Insellösungen nur lose miteinander verknüpft sind, besonders unvorteilhaft aus. Gerade wenn es darauf ankommt, einen schnellen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu erhalten, ist es wenig hilfreich, wenn die relevanten Kennzahlen aus verschiedenen Systemen zusammengesucht und dann womöglich noch mit Excel aufbereitet werden müssen. Zeitgemäße ERP-Systeme integrieren Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Management Informations-System so miteinander, dass die Entwicklung der eigenen Firma immer aktuell erkennbar ist, und zeitnahe fundierte Managemententscheidungen gefällt werden können. Hier kann der Faktor Zeit sprichwörtlich viel Geld bedeuten.
Unternehmenssoftware öffnet sich
Abgesehen davon, dass nicht wenige Unternehmen aus dem Mittelstand noch veraltete Individualprogrammierungen auf Midrange-Systemen nutzen, deren Wartungsfähigkeit nicht zuletzt durch ausscheidende Wissensträger an Grenzen stößt, hat sich die Welt der Unternehmenssoftware in den vergangenen Jahren dramatisch gewandelt: Software, die anfangs nur von einzelnen Abteilungen genutzt wurde, dient heute dem Informationsfluss durch das gesamte Unternehmen. In Zukunft werden ERP-Systeme auch über Unternehmensgrenzen hinweg wirken. Bereits heute kommunizieren Programme zur Abwicklung von Zollerklärungen via ATLAS oder Lösungen zur Verfolgung von Sendungen bei Paketzustelldiensten wie etwa V-LOG durch Web Services automatisch mit modernen ERP-Systemen. In Zukunft wird auch die Verknüpfung mit Kunden und Lieferanten mit dieser Technologie an Bedeutung gewinnen. Dafür sind moderne, webbasierte ERP-Systeme, die auf Standardtechnologien wie DOT.NET oder Java setzen, heute die richtige Basis.
Doch auch die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter kann mit scheinbar einfachen Funktionalitäten deutlich gesteigert werden. So verfügen ältere ERP-Systeme generell nicht über eine Integration von Office-Programmen. Das Wertschöpfungspotenzial dieser Integration ist aber erheblich. Die Möglichkeit, direkt aus ERP-Systemen heraus Angebote oder Serienbriefe nicht nur per E-Mail sondern auch mit Microsoft Word zu schreiben und zu versenden oder direkt zu faxen steigert die Produktivität. Auch die Synchronisation von Kunden- und Lieferantenkontakten sowie von Terminen in Outlook mit den Kontakten und Ressourcenverwaltungen von ERP-Systemen sorgt für ergonomischere Arbeitsabläufe und dient der Vermeidung von Fehlern und Dubletten bei der Erfassung von Daten.
