Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist eine „Operation am offenen Herzen“, die man nicht häufiger als unbedingt nötig durchführt. In der Praxis sind ERP-Systeme viele Jahre im Einsatz. Die Entscheidung für eine neue ERP-Software hat also langfristige Folgen. Die Firma Nissen & Velten, Hersteller der Unternehmenssoftware eNVenta ERP, hat acht Fragen und Antworten zusammengestellt, die Firmen bei der Auswahl der passenden Business-Software unterstützen können.

1. Woran erkenne ich die Zukunftsfähigkeit einer ERP-Lösung?

Eine zukunftsfähige ERP-Software kann Ihre kundenindividuellen Geschäftsprozesse abbilden, ohne die Release-Fähigkeit des zugrunde liegenden Standards einzuschränken. Moderne ERP-Lösungen sind im Kern webfähige Systeme. Sie sind komplette Neuentwicklungen und basieren auf den Technologien Java oder .NET. Das sind heute die De-facto-Standards für Unternehmenssoftware. Das heißt auch, Daten werden zentral gehalten und können von berechtigten Nutzern überall via Internet abgerufen werden.
Fazit: Webfähige Lösung unter Java oder .NET.

2. Wie gehört mein ERP-Projekt zu denen, die gelingen?

Im Rahmen der Systemauswahl sollten Sie eine zukunftsfähige ERP-Software mit einer passenden Branchenausprägung und geeigneten Anpassungsmöglichkeiten auswählen. Das heißt, die Software sollte Ihre unternehmensspezifischen Kernprozesse abbilden können. Da sich Ihr Business fortlaufend ändert, müssen sich auch Ihre Prozesse einfach, schnell und deshalb kosteneffizient anpassen lassen. Hier unterscheiden sich moderne und veraltete Softwarelösungen deutlich. Neben der modernen Technologie sind auch Kundennähe und Branchenverständnis sowie Beständigkeit Ihres IT-Partners wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Projekt.
Fazit: Kernprozesse und Partner prüfen.

3. Wie bildet eine moderne ERP-Software meine Prozesse ab?

Entscheidend ist, dass die einzelnen Komponenten oder Services im Hinblick auf Standard-Prozesse vorkonfiguriert sind und über definierte Abläufe und Schnittstellen miteinander kommunizieren. Beide können über Parameter je nach Kundenwunsch einfach ohne umständliches Programmieren angepasst werden. So entstehen aus Standards schnell neue kundenspezifische Funktionalitäten.
Fazit: Prozess im Workshop anpassen lassen

4. Brauche ich ein Pflichtenheft?

Notwendig ist zunächst eine fundierte Analyse der Kernprozesse, die den Erfolg des Unternehmens ausmachen und es vom Wettbewerb differenzieren. Ein Pflichtenheft, welches auf der Basis einer solchen individuellen Analyse entsteht, dient der Auswahl der geeigneten ERP-Lösung und dem Projekterfolg. Zusätzlich lassen sich bestehende Geschäftsprozesse optimieren. Im Unterschied zum Einsatz schematischer Standardpflichtenhefte spart das Anwenderunternehmen dadurch Zeit und Geld.
Fazit: Beschreibung der Kernprozesse ist wichtiger als 1.000 Funktionen.

5. Wie kann ein Berater helfen?

Unternehmen sollten sich vor dem Start eines ERP-Projekts folgende Fragen stellen: Haben wir das betriebswirtschaftliche und technische Know-how im Hause? Haben wir genug Zeit, um ein solch wichtiges Projekt abzuwickeln, und verfügen wir über das notwendige Projekt-Management-Know-how? Wenn Sie eine dieser Fragen verneinen müssen, kann der richtige Berater eine große Unterstützung bieten. Ein guter Berater sollte über Branchenkennnisse verfügen, herstellerunabhängig sein und einen prozessorientierten Ansatz verfolgen. Darüber hinaus muss er ein guter Moderator und Coach bei der Steuerung des Projekts sein.
Fazit: Berater sollte über Branchen Know-how verfügen und einen prozessorientierten Ansatz verfolgen.

6. Wie gewinne ich Sicherheit für meine Entscheidung?

Lassen Sie sich zeigen, wie Ihre Kernprozesse im ERP-System abgebildet werden. Fühlen Sie Ihrem ERP-Partner auf den Zahn: Versteht er etwas von Ihrer Branche? Verfügt er über langjährige Erfahrung im Markt? Machen Sie einen Referenzbesuch bei einem vergleichbaren Unternehmen und lassen Sie sich die Lösung und ihre Vorteile erklären. Alle Informationen zusammen sowie Ihr Bauchgefühl helfen Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen.
Fazit: Branchen Know-how, Erfahrung und Referenzen schaffen Sicherheit.

7. Warum ist Integrationsfähigkeit wichtig?

Kein Unternehmen beginnt heute ein ERP-Projekt auf der „grünen Wiese“. Ihre neue ERP-Lösung muss in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden. Das heißt, sie sollte mit geringem Aufwand imstande sein, über bestehende Schnittstellen zu kommunizieren. Ein wichtiges Merkmal moderner ERP-Lösungen ist die zentrale Verwaltung, Bereitstellung und Pflege Ihrer Firmendaten. Zeitgemäße ERP-Lösungen verfügen über einfache Werkzeuge zur Etablierung neuer Schnittstellen, beziehungsweise zur Bereitstellung von Webservices.
Fazit: Lassen Sie sich die Integrationsfähigkeit anhand eines konkreten Beispiels demonstrieren.

8. Kann ich den wirtschaftlichen Nutzen einer neuen ERP-Software bewerten?

Ja. Durch die Identifizierung der Kernprozesse des Unternehmens und ihrer Abbildung in der ERP-Lösung werden die Stärken des Geschäftsmodells Ihres Unternehmens bestmöglich unterstützt. Mit Hilfe Ihrer Vorgaben kann Ihr ERP-Partner zielgerichtet arbeiten und am Ende des Projekts lässt sich auch die Erreichung der wirtschaftlichen Ziele messen. Ein Workshop, beziehungsweise ein Vorprojekt, zeigen die wirtschaftlichen Optimierungsfelder Ihres Unternehmens. Die Ansatzpunkte für Einsparungen durch eine neue ERP-Lösung sind je nach Status quo der Firma ganz unterschiedlich. Optimierungsfelder können zum Beispiel Prozessautomatisierung, CRM, Verringerung der Kapitalbindung im Lager, Zeitersparnisse durch Computer-Telefonie-Integration und viele andere mehr sein.
Fazit: Setzen Sie messbare quantitative und qualitative Ziele. Binden Sie den ERP-Partner in die Zielerreichung mit ein.