Wenn erst einmal die grundsätzliche Entscheidung zur Modernisierung der eigenen Unternehmenssoftware gefallen ist, stellt sich schnell die nächste Herausforderung, nämlich das richtige ERP-System für das eigene Unternehmen zu finden. Eine Aufgabe, die immerhin eine Heerschar von Beratern in Lohn und Brot hält. Wie geht man als Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher mit dieser Aufgabe sinnvoll vor?
Ein Weg der gerne beschritten wird, ist der folgende: Man besorgt sich ein Musterpflichtenheft zur Softwarebeschaffung, das 400 Positionen umfasst, packt noch 50 eigene Punkte dazu und schickt das Ganze an 30 Hersteller in der Hoffnung, dass sich auf diese Weise schon der richtige findet. Eine Praxis, die nicht nur bei den Herstellern von ERP-Software, die alle 450 Fragen beantworten müssen, auf große Begeisterung stößt, sondern auch bei denjenigen, die die Antworten aller beteiligten Hersteller am Ende lesen und bewerten müssen. Nicht viele kleine und mittelständische Unternehmen können und wollen diesen Aufwand treiben. Erfreulicherweise ist er in dieser Form aber auch nicht notwendig.
Renommierte IT-Marktforscher, wie beispielsweise Gartner, weisen in ihren Stellungnahmen darauf hin, dass für die meisten kleinen und mittelständischen Firmen nur ein kleiner Prozentsatz der Unternehmensprozesse eine strategische Bedeutung hat. Das heißt in der Praxis, dass 70 bis 80 Prozent der Funktonalitäten einer ERP-Software zwar vorhanden sein müssen, aber keine spezifischen Ausprägungen benötigt werden. Entscheidend sind hingegen die übrigen 20 bis 30 Prozent. Sie machen den Kern des Geschäftsmodells eines Unternehmens aus. Hier lohnt es sich sehr genau hinzuschauen, die Anforderungen und Wünsche des Unternehmens exakt zu definieren und dem Softwarehersteller klare Anforderungskataloge zu übermitteln.
Wissen steckt in der eigenen Firma
Bei einem Großhandel werden diese Anforderungen in der Regel in den Bereichen Ein- und Verkauf, auf dem Gebiet der Lagerlogistik sowie der Aufbereitung von Informationen für die Unternehmensführung liegen. Ein weitere Herausforderung im Handel ist oft die Umsetzung des Themas E-Commerce, also die Bereitstellung oder Anbindung eines B2B-Webshops. Anders stellen sich die Herausforderungen wiederum in der Fertigung dar.
Im Detail weiß nur das Anwenderunternehmen, was das Anwenderunternehmen benötigt. Die „Hausaufgaben“, also die Definition der Anforderungen, sollten deshalb erledigt werden, bevor ERP-Softwarehersteller oder IT-Dienstleister eingeschaltet werden. Denn immerhin ergeben regelmäßig durchgeführte Erhebungen, dass 40 bis 70 Prozent aller IT-Projekte scheitern. Geglückte IT-Projekte zeichnen sich unter anderem dadurch aus, dass die späteren Anwender der Software, beziehungsweise so genannte Key User aus verschiedenen Abteilungen der Firma, in einer frühen Phase des Projekts mit an Bord genommen werden. Ihr Wissen über die Geschäftsabläufe sollte als Grundlage für die Definition der Anforderungen an den Softwarehersteller genutzt werden.
Die erste gute Nachricht in diesem Zusammenhang lautet: Die Expertise der eigenen Mitarbeiter ist deutlich günstiger zu haben, als die von spezialisierten IT-Beratern, welche womöglich erst noch herausfinden müssen, wie das Unternehmen „tickt“. Wenn die Konjunktur gerade nicht "brummt", können die eigenen Mitarbeiter auch gut mit projektbezogenen Aufgaben betraut werden, ohne dass das Tagesgeschäft spürbar leidet.
Die zweite gute Nachricht lautet: Moderne und flexible ERP-Systeme lassen sich tatsächlich passgenau und dank moderner Programmierwerkzeuge auch zu überschaubaren Kosten an die strategisch wichtigen Prozesse, die in der Praxis auch die Wettbewerbsvorteile der Unternehmen ausmachen, anpassen. Dabei wird die Release-Fähigkeit, das heißt das zukünftige Einspielen neuer Versionen der Standardsoftware, nicht gefährdet. Wobei die Abbildung der strategischen Prozesse in einer betriebswirtschaftlichen Software natürlich voraussetzt, dass die Akteure im Unternehmen ihre strategischen Prozesse auch identifizieren können.
Obwohl der Technologiewechsel von Client-Server-Software auf aktuelle webbasierte ERP-Systeme zu einer leichten Reduzierung der Zahl der ERP-Systeme geführt hat, sind zur Zeit noch etwa 300 zum Teil stark spezialisierte ERP-Softwareanbieter auf dem deutschen Markt vertreten. Hier den „richtigen“ Anbieter für das eigene Unternehmen zu finden, bleibt auch nach Durchführung der eigenen „Hausaufgaben“ eine Herausforderung. Einige einfache Fragen helfen allerdings dabei, den Pool der Lösungen deutlich zu reduzieren, die in die engere Auswahl kommen. So ist es etwa von Interesse zu erfahren, ob in Frage kommende Anbieter über Branchenexpertise, beziehungsweise über Branchenlösungen verfügen. Manchmal ist es auch gewinnbringend, sich über die Lösungen zu informieren, welche die eigenen Wettbewerber einsetzen.
Ein weiterer wichtiger Punkt, wenn man die relativ langen IT-Investitionszyklen in Betracht zieht, ist das Alter der Lösung. Webbasierte ERP-Lösungen sollten heute für Neuprojekte der Standard sein. Sie stehen neben vielen funktionellen Vorteilen für Investitionssicherheit. Nicht zuletzt sollte man sich auch ein Bild vom Softwarehaus selbst und seiner Strategie machen, um die zukünftige Vitalität des potenziellen Partners einschätzen zu können.
Ist mit etwas Rechercheaufwand erst einmal der Kreis der zukünftigen Softwarelieferanten auf zwei bis fünf Kandidaten eingeschränkt worden, lässt sich die Auswahl schnell weiter voran treiben. Vorführungen der Software im eigenen Hause, Informationen über die Referenzkunden der Hersteller und schließlich Workshops, die insbesondere die individuelle Umsetzung der strategischen Prozesse und Besonderheiten klären sollten, erlauben in Verbindung mit den Angeboten der Anbieter eine zügige Entscheidungsfindung. Die dafür nötige Zeit sollte man allerdings auch tatsächlich einplanen. Dann stehen die Chancen gut, dass sich am Ende nicht nur eine kurzfristige Romanze, sondern eine langjährige und belastbare Ehe entwickelt.
